Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Introduccion y Marco Legal

TRIPLE A TECNOLOGIA SAS (en adelante LA EMPRESA), identificada con NIT 901.139.695-8, con domicilio principal en Bogota D.C., Colombia, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas concordantes, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Esta política tiene como objetivo garantizar los derechos constitucionales de los titulares de datos personales, especialmente el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recolectado sobre ellos en nuestras bases de datos.

Marco normativo aplicable:

• Constitución Política de Colombia, Articulo 15 (Derecho a la intimidad y habeas data)
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Regimen General de Protección de Datos Personales)
• Decreto 1377 de 2013 (Reglamentario de la Ley 1581)
• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio)
• Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero)
• Circulares y lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)

2. Definiciones

Para efectos de la presente política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones establecidas en el articulo 3 de la Ley 1581 de 2012:

Autorizacion: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual y datos biometricos.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o juridica que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Identificacion del Responsable del Tratamiento

4. Principios Rectores del Tratamiento

LA EMPRESA aplicara los siguientes principios establecidos en el articulo 4 de la Ley 1581 de 2012:

a) Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la ley.

b) Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima informada al Titular.

c) Libertad: Solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

d) Veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.

e) Transparencia: Debe garantizarse el derecho a obtener información sobre los datos que le conciernen.

f) Acceso restringido: El Tratamiento se sujeta a los limites de la ley y la Constitución.

g) Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.

h) Confidencialidad: Todas las personas deben garantizar la reserva de la información.

5. Datos Personales Objeto de Tratamiento

5.1 Datos de identificación

• Nombres y apellidos completos
• Tipo y numero de documento de identidad
• Fecha y lugar de nacimiento
• Estado civil y genero

5.2 Datos de contacto

• Dirección de residencia y/o correspondencia
• Números de teléfono fijo y/o celular
• Dirección de correo electrónico
• Perfiles en redes sociales

5.3 Datos de navegación y uso digital

• Dirección IP y tipo de navegador
• Cookies y tecnologías de seguimiento
• Historial de navegación en nuestro sitio web
• Interacciones con nuestros sistemas automatizados de atención (chatbots)
• Preferencias y comportamiento de compra

5.4 Datos comerciales y transaccionales

• Historial de compras y transacciones
• Preferencias de productos y servicios
• Información de facturación
• Quejas, reclamos y solicitudes realizadas

6. Finalidades del Tratamiento

6.1 Finalidades generales

1. Ejecutar la relación contractual existente con nuestros clientes, proveedores y aliados comerciales.
2. Proveer los servicios y/o productos ofrecidos por LA EMPRESA (Software ERP Odoo, POS, CRM, etc.).
3. Gestionar tramites de solicitudes, quejas, reclamos y sugerencias (PQRS).
4. Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables y tributarias.
5. Realizar análisis estadísticos y de mercado para mejorar nuestros productos y servicios.

6.2 Finalidades de marketing y comunicaciones comerciales

Con la autorización expresa del Titular, LA EMPRESA podra:

1. Enviar información comercial, publicitaria, promocional y de mercadeo sobre nuestros productos, servicios, ofertas y novedades.
2. Realizar campanas de email marketing, SMS marketing y publicidad digital.
3. Segmentar y perfilar a los Titulares para personalizar ofertas y comunicaciones.
4. Contactar al Titular a traves de llamadas telefónicas, mensajes de texto, WhatsApp, correo electrónico u otros medios digitales.
5. Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
6. Invitar a eventos, webinars, capacitaciones y actividades promocionales.

6.3 Finalidades relacionadas con sistemas automatizados (Chatbots e IA)

Estos sistemas se utilizan para:

1. Brindar atención inmediata y automatizada las 24 horas del dia, los 7 dias de la semana.
2. Recopilar información inicial de contacto y naturaleza de la consulta.
3. Procesar y almacenar las conversaciones para mejorar la calidad del servicio.
4. Gestionar solicitudes de información sobre productos, servicios, precios y disponibilidad.
5. Realizar seguimiento automatizado de solicitudes y generar respuestas personalizadas.
6. Analizar las interacciones para identificar patrones y preferencias de los usuarios.
7. Enviar recordatorios, notificaciones y mensajes automatizados relacionados con el servicio.

7. Derechos de los Titulares

De conformidad con el articulo 8 de la Ley 1581 de 2012, los Titulares tienen los siguientes derechos:

a) Derecho de acceso o consulta: Conocer, consultar y obtener gratuitamente sus datos personales.

b) Derecho de actualización: Solicitar la actualización de sus datos cuando hayan cambiado.

c) Derecho de rectificación: Solicitar la rectificación de datos inexactos o incompletos.

d) Derecho de supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando no estén siendo tratados conforme a la ley.

e) Derecho de oposición: Oponerse al Tratamiento de sus datos cuando exista un motivo legitimo y fundado.

f) Derecho a revocar la autorización: Revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el Tratamiento.

g) Derecho a presentar quejas: Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa.

8. Procedimiento para Ejercer los Derechos

8.1 Consultas

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos. Esta consulta sera atendida en un termino máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora, sin que pueda superar los cinco (5) días hábiles adicionales.

8.2 Reclamos

El Titular que considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresion, podrá presentar un reclamo:

1. El reclamo debe incluir: identificacion del Titular, descripción de los hechos, dirección de contacto y documentos de soporte.
2. Si el reclamo esta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes para que subsane las fallas.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá la leyenda "reclamo en tramite" en un termino no mayor a 2 dias hábiles.
4. El termino máximo para atender el reclamo sera de quince (15) dias habiles, prorrogables por 8 dias habiles adicionales.

8.3 Canales de atención

9. Autorizacion para el Tratamiento

LA EMPRESA obtendrá la autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de sus datos personales. Esta autorización podrá ser obtenida por cualquiera de los siguientes medios:

• Por escrito, mediante la firma de un documento físico o digital.
• De forma oral, a través de llamadas telefónicas grabadas o presencialmente.
• Por medios electrónicos, incluyendo aceptación de checkboxes en formularios web, confirmación por correo electrónico o aceptación de términos en aplicaciones.
• Mediante la aceptación de términos y condiciones en plataformas digitales, chatbots o sistemas automatizados.

LA EMPRESA conservara prueba de la autorización otorgada por los Titulares.

10. Tratamiento de Datos Sensibles y de Menores

10.1 Datos sensibles

De conformidad con el articulo 5 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando el Titular haya dado su autorización explicita. Cuando se requiera el Tratamiento de datos sensibles, se informara al Titular que tiene derecho a no proporcionar dicha información.

10.2 Datos de menores de edad

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes esta prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza publica y cuando dicho Tratamiento responda al interés superior de los menores y se cuente con la autorización del representante legal.

11. Transferencia y Transmisión de Datos

LA EMPRESA podrá transferir y transmitir datos personales a terceros con quienes tenga relación contractual, siempre garantizando el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. En caso de transferencias internacionales, LA EMPRESA verificara que el país receptor cuente con niveles adecuados de protección de datos personales.

Proveedores de servicios que pueden recibir datos personales:

• Proveedores de servicios de almacenamiento en la nube
• Proveedores de servicios de email marketing y automatización
• Proveedores de plataformas de chatbot e inteligencia artificial
• Proveedores de servicios de CRM
• Proveedores de servicios de análisis y estadísticas
• Proveedores de servicios de procesamiento de pagos

12. Cookies y Tecnologias de Seguimiento

Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, analizar el trafico web y personalizar el contenido.

Tipos de cookies utilizadas:

• Cookies esenciales: Necesarias para el funcionamiento del sitio web.
• Cookies de rendimiento: Para analizar el uso del sitio web.
• Cookies de funcionalidad: Para recordar preferencias del usuario.
• Cookies de publicidad: Para mostrar publicidad relevante.

El usuario puede configurar su navegador para rechazar todas o algunas cookies.

13. Medidas de Seguridad

LA EMPRESA ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de los datos personales:

• Protocolos de seguridad de red y cifrado de datos
• Control de acceso mediante autenticación y perfiles de usuario
• Capacitación al personal sobre manejo de datos
• Políticas internas de seguridad de la información
• Auditorias periódicas de seguridad
• Procedimientos de gestión de incidentes
• Copias de seguridad periódicas
• Infraestructura en la nube con certificaciones de seguridad

14. Vigencia y Modificaciones

La presente Politica de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de su publicación y estará vigente mientras LA EMPRESA desarrolle las actividades para las cuales fue creada.

LA EMPRESA se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento. Cualquier cambio sera informado y publicado oportunamente en este sitio web.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas, o mientras exista una relación legal o contractual con el Titular.

15. Quejas ante la Autoridad

Si el Titular considera que LA EMPRESA ha vulnerado sus derechos, podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), previa presentación de reclamo ante LA EMPRESA: